Woki Administrador — Operaciones: Sectores y mesas

Sectores y mesas es una sección clave dentro de Operaciones. Acá determinás cuántos clientes pueden hacer su reserva en el restaurante: cuántas mesas tenés, en cuántos sectores se divide el lugar y qué particularidades tiene cada sector. Esa información también le sirve al cliente para decidir al momento de reservar.

⚠️ Importante: esta sección tiene que estar siempre actualizada y reflejar el restaurante tal cual es. Woki toma la cantidad de reservas en base a lo que cargues acá.

1. Crear un sector

1. Dentro de Sectores y mesas, hacé clic en Crear sector.
2. Nombre del sector: es el que va a ver el cliente al momento de hacer la reserva.
3. Tipo de sector: elegí una opción dentro de la lista predeterminada.
4. Descripción: dejá una descripción del sector (opcional, pero recomendable: cuanta más información tenga el cliente, mejor).
5. Foto de portada: podés subir una foto de portada u otra imagen del sector (opcional, pero ayuda a que el cliente entienda mejor el lugar).
6. Hacé clic en Continuar.

2. Cargar las mesas

Una vez cargados los datos de la primera parte, Woki abre un mapa para cargar todas las mesas del sector.

1. Elegí el tipo de mesa que coincida con la que tenés en el restaurante: redonda o cuadrada, según su forma, y la ocupación que tiene cada una.
2. En los cuadraditos disponibles, tocá el botón de la mesa que mejor se adapte a la que querés cargar (por ejemplo, la que indica "1, 2"). No hace falta arrastrarla: con seleccionarla alcanza.
3. Al seleccionarla, se abre un menú a la derecha donde vas a configurar:
   • Nombre de la mesa: el que tiene la mesa real en el restaurante (pueden ser números o letras).
   • Mínimo y máximo de comensales que puede soportar esa mesa.
   • Forma: si es cuadrada o redonda.
   • Reservabilidad de la mesa (ver más abajo).
4. Repetí para cada mesa del sector.

Eliminar una mesa: si te equivocaste, podés borrarla con el botón rojo que aparece abajo.

Agregar lote: si tenés muchas mesas iguales, usá la opción Agregar lote. Indicás el mínimo y máximo de capacidad de esas mesas y cuántas mesas conforman el lote, y Woki las carga todas de una vez. Es mucho más rápido que cargarlas de a una.

3. Reservabilidad de las mesas

Cada mesa, sin importar su nombre o capacidad, puede tener uno de estos tres estados de reservabilidad:

• Online: Woki tiene presente la mesa para la toma de reservas en todos sus canales —reservas que ingresan desde el link, desde Woki, desde Google y las que carga el restaurante de forma manual—.
• Interno: la mesa queda contemplada dentro del sistema, pero solo la puede usar el restaurante para cargar reservas manuales. Woki no la tiene en cuenta al contabilizar la disponibilidad.
• Backup: la mesa queda en gris dentro de Woki Partner y nunca se ocupa por carga manual ni por una reserva que ingresa de un canal externo. El restaurante solo la usa para cambiar una reserva de lugar. Por ejemplo, si una reserva estaba en una mesa online y la querés mover, podés pasarla a la mesa backup. Una mesa backup nunca recibe una reserva directa: solo se ocupa por un cambio de mesa.

4. Combinaciones

Las combinaciones le dicen a Woki qué mesas se pueden juntar para sentar una reserva más grande.

⚠️ Muy importante: si no cargás combinaciones, Woki solo va a tomar reservas hasta la capacidad de la mesa más grande. Por ejemplo, si tenés tres mesas de 1 a 2 personas, va a tomar como máximo una reserva de 2, porque entiende que no puede juntarlas para sentar una de 4 o de 6.

1. En la sección Combinaciones, seleccioná las mesas que querés combinar.
2. Woki te da las opciones de duplicar, eliminar y combinar.
3. Elegí Combinar: Woki te sugiere las combinaciones posibles. Podés eliminar las que sepas que no corresponden.
4. Creadas las combinaciones, el salón queda tal cual lo usarías en la vida real para tomar reservas.

5. Nombre del layout

Poné un nombre al layout. Es un nombre interno: el cliente no lo ve, solo lo visualiza el restaurante dentro de Woki Partner. Conviene que tenga relación con el nombre real del sector.

6. Máximo grupo

En Máximo grupo configurás cuál es la reserva más grande que se puede tomar en ese sector, más allá de las combinaciones que hayas cargado.

Esto se conecta con las solicitudes de reserva (se detalla en su propio artículo): si no hay combinaciones suficientes para sentar una reserva, pero el máximo grupo del sector supera esas combinaciones, la reserva entra como una solicitud que el restaurante puede aceptar o rechazar. Es decir, aunque Woki no encuentre una combinación automática, el restaurante ya definió que una reserva de esa cantidad de personas puede ingresar igual al sector porque todavía hay disponibilidad.

7. Visualizar y gestionar el sector

Una vez cargado, el sector se muestra en su tarjeta, donde vas a ver:

• La capacidad máxima de personas.
• El grupo máximo.
• La cantidad de mesas del sector.

Al lado del nombre del sector tenés las opciones para editar o eliminar el sector. Si querés cargar un layout de forma rápida, podés duplicar un layout ya creado.

8. Layouts alternativos del sector

Un mismo sector puede tener más de un layout: una distribución diferente de las mesas. Podés crear un layout nuevo con las mismas mesas o con mesas distintas dentro del mismo sector, y usarlo para un turno particular en lugar del layout habitual.

Por ejemplo, para San Valentín muchos restaurantes quieren tener todas mesas de dos: usan el mismo sector pero con una distribución de mesas diferente, en un layout aparte.

⚠️ Nunca elimines un sector sin consultar

Esto es importantísimo: nunca elimines un sector por tu cuenta. Si ese sector ya tenía reservas asociadas, al eliminarlo se eliminan también esas reservas, salvo que uses la opción Conservar reservas.

Antes de eliminar un sector, comunicate con Soporte de Woki: te ayudamos para evitar que se borren reservas del restaurante por error.

Listo

Con los sectores creados, las mesas cargadas con su capacidad y reservabilidad, y las combinaciones definidas, Woki ya sabe cuántas reservas tomar y por qué canales. Recordá mantener esta sección siempre actualizada según el restaurante real.