Woki Administrador — Operaciones: Políticas de la reserva (Garantías y depósitos)

Garantías y depósitos es el segundo submenú de Políticas de la reserva (dentro de Operaciones). Acá se configuran las políticas de cancelación que se aplican a la toma de la reserva. Hay dos tipos: garantía y depósito. La configuración de ambas es casi idéntica; al final del artículo se detalla lo específico del depósito.

Qué es cada una

• Garantía: el restaurante le pide al cliente una tarjeta de crédito o débito al momento de reservar, para garantizar que va a concurrir. No le cobra nada en ese momento. Solo se le cobra una penalidad si el cliente no concurre (estado "No vino") o si cancela dentro del período penalizable que define el restaurante. La penalidad se cobra por comensal en caso de no concurrir. Durante todo el proceso de reserva se le aclara al cliente cuánto se le cobraría, hasta qué momento puede cancelar sin penalidad y qué pasa si no concurre.
• Depósito (seña): al cliente se le pide que abone por adelantado, dentro del mismo proceso de reserva, una seña o depósito (por la totalidad o el monto que indique el restaurante). Si la tarjeta (de crédito o débito) es rechazada por cualquier motivo, el cliente no puede continuar con la reserva.

Crear una política — paso a paso

1. En Garantías y depósitos, agregá una política desde el menú.
2. Nombre de la política: es interno, solo para individualizarla. El cliente nunca lo ve.
3. Categoría: elegí normal (se usa todos los días configurados) o especial (para una fecha en particular).
4. A qué aplica: seleccioná si la política aplica solo a los turnos ya configurados, o también a configuraciones especiales como menú regular y experiencia.
5. Rango horario de vigencia: definí inicio y fin.
6. Días: seleccioná los días de vigencia. Podés usarla para todos los días por igual, para una fecha puntual, o excluir alguna fecha dentro de los días seleccionados.
7. Sectores: activá con el switch en qué sectores se usa esta política.
8. Grupo mínimo: podés aplicar la política solo a partir de cierta cantidad de personas (por ejemplo, grupos de más de 4), no a todas las reservas.
9. Tipo de política: elegí garantía o depósito.
10. Modo de cobro: ver la sección siguiente.
11. Detalles de la política: ver más abajo.
12. Límite para ediciones o cancelaciones: definí hasta cuánto tiempo antes de la reserva el cliente puede modificar o cancelar sin que se le cobre la penalidad.
13. Liberación: configurá si la política se libera en algún momento.
14. Lista de espera: indicá si la política también aplica a las reservas anotadas en lista de espera.
15. Nota: campo opcional para sumar más información sobre la política configurada.

Modo de cobro

Determina cuándo se cobra la penalidad:

• Cobro automático: la penalidad se cobra pasadas las 24 horas desde que el cliente incumple (no concurre o cancela dentro del horario penalizable). El cobro lo hace Woki solo, sin ningún paso extra.
• Cobro manual: el proceso de cobro se inicia pasados los 5 días desde el incumplimiento, en lugar de las 24 horas.

⚠️ Importante: cuando el cliente no concurra, el restaurante tiene que marcar la reserva con el estado "No vino" dentro de Woki Partner. Ese estado es lo que habilita el cobro de la penalidad, sea automático o manual.

Detalles de la política

• Moneda en la que se cobra.
• Modo de cálculo: un valor por comensal (según la cantidad de comensales) o un monto fijo por reserva (sin importar la cantidad).
• Reservas del exterior: podés definir un valor en dólares para cobrarle al cliente extranjero que incumpla.

⚠️ Comisión del procesador: el procesador de cobros que toma las tarjetas cobra una comisión del 6% + IVA por cada garantía/depósito cobrado. La calculadora de comisión te muestra el valor total que se le cobra al cliente.

Específico del depósito

El depósito se configura igual que la garantía, con estas diferencias:

• En Tipo de política, seleccioná depósito.
• Cobro de diferencias por edición: definí si, cuando el cliente edita su reserva y suma comensales, se le cobra el depósito correspondiente a esos comensales adicionales al momento de modificar.
• Valor de la seña: determiná el monto del depósito que se abona por adelantado.
• Recordá: si la tarjeta del cliente es rechazada durante el proceso, no podrá continuar con la reserva.

Cómo recibís el dinero recaudado

Todo lo que recaudes por garantías y depósitos se te transfiere a tu cuenta bancaria.

• CBU: dentro del menú Políticas de la reserva → Garantías y depósitos, dejá tu CBU para que te enviemos el dinero recaudado a esa cuenta.
• Cierre mensual: el procesador de cobros nos hace efectivo el dinero el día 15 de cada mes. Ese es el cierre del período.
• Cómo se liquida: lo recaudado en un período se descuenta primero de tu suscripción de Woki (que se cobra a mes vencido), y si lo recaudado supera el valor de la suscripción, el saldo restante se transfiere a tu cuenta bancaria.

Ejemplo: todo lo cobrado por políticas (garantías o depósitos) entre el 15 de mayo y el 15 de junio se liquida en la factura del 1 de julio (esa factura corresponde a junio, porque se cobra a mes vencido). Ese monto recaudado se descuenta primero de la suscripción de junio; si supera el valor de la suscripción, la diferencia se transfiere a tu CBU.

Listo

Con la política creada, Woki aplica automáticamente la garantía o el depósito en las reservas según los turnos, sectores, días y condiciones que definiste, y comunica al cliente las condiciones durante todo el proceso de reserva.